О клиенте
Клиенту требовалось оптимизировать процесс передачи электронных писем, связанных с кадровыми процессами, и вложенных в них документов из Outlook в действующую систему управления документами. Важными требованиями были сохранение метаданных писем, корректная обработка вложений различных форматов и обеспечение безопасности при передаче конфиденциальной информации.
Перед командой СКЭНД стояла задача разработать интегрированное с Outlook решение, которое позволило бы сотрудникам передавать электронную переписку и вложенные документы в корпоративную систему управления документами непосредственно из почтового клиента, без необходимости вручную сохранять и загружать файлы.
- Платформы: Outlook Desktop, Outlook Web
- Отрасль: Корпоративные решения, управление документами
- Сроки: 2,5 месяца
Задача проекта
Основная цель проекта заключалась в автоматизации передачи электронной переписки и вложенных документов из Outlook в корпоративную систему управления документами. Для этого требовалось решить несколько технических задач:
- Разработать надстройки для классического Outlook в Windows, Outlook Web и других поддерживаемых клиентов Outlook.
- Обеспечить преобразование содержимого писем в PDF с сохранением сведений об отправителе, включая имя и адрес электронной почты.
- Реализовать обработку вложенных файлов с учетом их MIME-типов и особенностей форматов.
- Исключить преобразование подписанных PDF-файлов, чтобы не нарушать целостность подписей и сохранять их юридическую силу.
- Включать метаданные в неподписанные PDF-файлы и преобразовывать их в формат PDF/A-1b.
- Реализовать защищенную авторизацию и передачу электронных писем, вложений и связанных метаданных в корпоративную систему управления документами.
Обзор проекта
Команда СКЭНД разработала две надстройки с общей функциональностью, но разными технологиями реализации.
Для классического Outlook в Windows была создана надстройка на C# с использованием VSTO и .NET Framework. Для Outlook Web и поддерживаемых клиентов Outlook команда разработала веб-надстройку на базе Office JavaScript API, JavaScript, TypeScript и React.
Пользователи получили возможность выбирать электронные письма и вложения для передачи в систему управления документами. Надстройки обрабатывали содержимое писем и вложенные файлы с учетом их форматов, сохраняли необходимые метаданные и передавали документы вместе с сопутствующей информацией.
Отдельное внимание команда уделила обработке PDF-файлов: подписанные документы оставались без изменений, а неподписанные дополнялись метаданными и преобразовывались в формат PDF/A-1b. Для интеграции с корпоративной системой использовался протокол OAuth 2.0 с PKCE, а документы и метаданные передавались совместно.
Решение
СКЭНД разработала надстройки, которые интегрируют преобразование электронных писем и вложений в привычный рабочий процесс Outlook и упрощают передачу документов в корпоративную систему управления документами.
Основные возможности приложения
- Преобразование электронных писем в PDF с сохранением данных отправителя.
- Обработка вложений: документов, таблиц, презентаций и PDF-файлов.
- Сохранение цифровых подписей за счет исключения подписанных PDF-файлов из преобразования.
- Добавление метаданных и преобразование неподписанных PDF-файлов в формат PDF/A-1b.
- Передача электронных писем, вложений и метаданных в систему управления документами.
- Безопасная авторизация с использованием OAuth 2.0 и PKCE.
- Поддержка Outlook Desktop и Outlook Web.
- Настройка областей авторизации и генерация манифестов надстроек.
- Анализ Docker-образов на наличие уязвимостей.
Технологический стек
Для разработки надстроек и интеграции с системой управления документами использовались следующие технологии:
- Платформы: Outlook Desktop, Outlook Web
- Настольная надстройка: C#, .NET Framework, Windows Forms, VSTO
- Веб-надстройка: Office JavaScript API, JavaScript, TypeScript, React, HTML, CSS
- Обработка электронных писем и документов: Aspose.Email, Aspose.PDF, Aspose.Slides, Aspose.Words, Aspose.Cells
- Преобразование документов: PDF, PDF/A-1b
- Авторизация: OAuth 2.0 Authorization Code, PKCE
- Интеграция с системой управления документами: HTTP-запросы с передачей документов и метаданных
- Контейнеризация и безопасность: Docker, анализ уязвимостей образов
Результаты
СКЭНД разработала решение, упростившее передачу электронных писем и вложений из Outlook в корпоративную систему управления документами. Сотрудники получили возможность отправлять рабочую переписку и связанные с ней файлы за несколько действий, не покидая почтовый клиент.
Ключевые результаты проекта:
- Упрощение документооборота. Передача электронных писем и вложений без необходимости вручную сохранять и загружать каждый файл.
- Сохранение контекста переписки. В PDF-документах сохранялись сведения об отправителе, а метаданные передавались вместе с файлами.
- Сохранение цифровых подписей. Подписанные PDF-файлы исключались из преобразования, что позволяло сохранить целостность подписей.
- Подготовка к долгосрочному хранению. Неподписанные PDF-файлы преобразовывались в формат PDF/A-1b и дополнялись метаданными.
- Поддержка разных версий Outlook. Были разработаны надстройки для классического Outlook в Windows и Outlook Web.
- Безопасная передача документов. Для авторизации при взаимодействии с корпоративной системой использовался OAuth 2.0 с PKCE.