В сфере электронной торговли сложно найти процесс более комплексный, чем закупки в крупных компаниях, приобретающих товары и услуги.
В отличие от обычных онлайн-покупок или продаж через сайты и маркетплейсы, корпоративные закупки включают множество дополнительных этапов, которые требуют строгого контроля. Среди них — оценка поставщиков, проведение аукционов и тендеров, управление контрактами, а также анализ расходов на уровне всей компании.
Безусловно, многие организации уже используют цифровые технологии для поддержки закупочных процессов.
Однако исследования отрасли показывают: значительная часть компаний все еще находится на начальной или средней стадии цифровой трансформации. В таких условиях команды работают с разрозненными системами, согласовывают заявки вручную и используют несвязанные между собой данные о поставщиках.
В этой статье мы разберем, что на самом деле представляет собой цифровая трансформация закупок, почему она критически важна для современных предприятий, какие компоненты лежат в основе успешных изменений, как внедрять их пошагово и с какими трудностями компании чаще всего сталкиваются на этом пути.
Что такое цифровые закупки?
Цифровые закупки — это использование цифровых технологий для автоматизации, объединения и оптимизации закупочных процессов. Такой подход заменяет бумажный документооборот, разрозненные инструменты и ручные согласования централизованными системами, данными в реальном времени и автоматизированной поддержкой процессов.
При этом важно понимать: цифровизация — это не просто внедрение программных решений или накопление различных систем «ради галочки».
Ее цель — освободить специалистов по закупкам от рутинных операций, чтобы они могли сосредоточиться на задачах, где по-прежнему необходим человеческий опыт и профессиональное суждение. Речь идет о глубоком понимании рынка поставщиков, анализе масштабов и особенностей проектов, оценке рисков и координации решений, связанных с выбором и работой с поставщиками.
Почему цифровые закупки так важны
Исследования показывают: несмотря на то что реальная цифровая зрелость (когда технологии глубоко встроены в бизнес-процессы) пока еще далека от идеала, закупочные подразделения настроены решительно.
По прогнозам, уже к 2027 году уровень цифровизации в закупках достигнет 70%, что говорит о сильном и осознанном стремлении к изменениям.
Чтобы увидеть преимущества технологий, не нужно проводить сложный анализ. Эффект от цифровых закупок очевиден сразу — это более высокая операционная эффективность и более жесткий контроль затрат.
Почему цифровые закупки важны: Ключевые выгоды для бизнеса
- Оптимизация затрат и полная прозрачность расходов — одни из самых очевидных и ценных преимуществ. Платформы электронных закупок собирают данные о расходах по поставщикам, категориям, подразделениям и регионам в едином пространстве. Это помогает выявлять закупки вне контрактов, корректировать условия сотрудничества с поставщиками и объективно оценивать достигнутую экономию.
- Еще одно важное преимущество — заметное ускорение всех этапов закупок. Автоматизация заменяет ручные операции и разрозненные согласования, благодаря чему запросы обрабатываются быстрее, поставщики оперативнее отвечают, а закупки лучше соответствуют реальным потребностям бизнеса.
- Цифровые закупки также улучшают взаимодействие с поставщиками. Централизованные порталы создают единый стандарт для регистрации, обмена документами, оценки эффективности и коммуникации. В результате поставщики четко понимают ожидания, сроки и требования к соблюдению норм и условий сотрудничества.
- Не менее важный аспект — управление рисками и соответствие нормативным требованиям. Цифровые системы позволяют отслеживать контракты, сертификаты, соглашения об уровне сервиса и регуляторные требования по всей базе поставщиков. Кроме того, они заранее сигнализируют об истечении сроков договоров, пробелах в документации или проблемах с качеством работы до того, как эти вопросы перерастут в серьезные риски.
- Наконец, цифровые инструменты помогают закупочным командам принимать решения, опираясь на данные, а не на интуицию. Аналитика превращает разрозненные данные в понятные инсайты, которые помогают выстраивать стратегию и повышать эффективность повседневных операций.
Компоненты успешной цифровой трансформации закупок
По данным Statista, цифровизация закупочных процессов позволяет компаниям значительно повысить эффективность уже существующих затрат. Но что именно делает цифровизацию по-настоящему успешной?
Стратегические цели
Цифровая трансформация закупок всегда должна начинаться с четко сформулированных целей. Технологии — это инструмент для достижения бизнес-результатов, а не самоцель. Поэтому компаниям важно заранее понять, что именно они хотят улучшить: сократить затраты, снизить риски, ускорить закупочные процессы или выстроить более устойчивые отношения с поставщиками.
Например, если в компании высокий уровень неконтролируемых закупок, логичным решением будет централизация закупочной деятельности. А бизнес, который регулярно сталкивается с задержками со стороны поставщиков, скорее всего, сосредоточится на ускорении согласований и принятия решений.
При этом стратегические приоритеты во многом зависят от отрасли. В здравоохранении цифровая трансформация закупок обычно фокусируется на строгом соблюдении регуляторных требований и контроле документации поставщиков.
В телекоммуникационной и технологической отраслях ключевым драйвером изменений становится необходимость ускорить поиск и привлечение поставщиков.
В производстве трансформация закупок чаще всего направлена на стабильность цепочек поставок, соблюдение сроков поставки и предотвращение сбоев в производстве.
В итоге именно понимание собственных проблемных зон и бизнес-целей позволяет выбрать правильные инструменты и процессы для цифровой трансформации.
Четкий план трансформации закупок
Не стоит пытаться оцифровать все и сразу — это легко превращается в путаницу и требует серьезных затрат. Исследования показывают, что крупные технологические проекты часто существенно выходят за рамки бюджета и сроков, если запускать их как одно масштабное действие.
Так, анализ почти 1,5 тысячи ИТ-проектов показал: среднее превышение бюджета составило около 27%, а примерно каждый шестой проект столкнулся с экстремальными перерасходами — на 200% и более.
Гораздо эффективнее выстроить поэтапный план и начать с процессов, которые дают наибольшую ценность. Например, автоматизировать оформление заказов на закупку или согласование счетов — это позволяет быстро получить ощутимый результат.
Такие «быстрые победы» наглядно демонстрируют пользу цифровизации. В результате становится проще масштабировать изменения и переходить к более сложным направлениям — например, управлению контрактами или анализу рисков, связанных с поставщиками.
Управление изменениями и обучение
Цифровая трансформация закупок почти всегда означает новые подходы к работе. Чтобы инструменты действительно приносили пользу, командам нужны обучение, понятные инструкции и поддержка со стороны руководства.
Например, если менеджеры получают отчет по эффективности поставщиков, но не умеют его правильно интерпретировать, такой инструмент не поможет принимать более взвешенные решения. Сопровождение команд на этапе изменений — ключевой фактор, который позволяет технологиям не просто быть внедренными, а реально создавать ценность для бизнеса.
Подготовка процессов к автоматизации
Автоматизация усиливает процессы — и хорошие, и плохие. Если в процессах есть нестыковки и хаос, технологии лишь сделают их заметнее. Поэтому прежде чем внедрять автоматизацию, важно привести рабочие процессы в порядок и согласовать их между собой.
Например, если в разных отделах используются разные схемы согласования заявок на закупку, попытка автоматизировать такие процессы без предварительной стандартизации может привести к путанице, сбоям и ошибкам.
Управление и контроль метрик
Четкое распределение ответственности и измеримые KPI — основа долгосрочного успеха. Компании должны ясно понимать, кто за что отвечает, и регулярно отслеживать результаты, чтобы убедиться, что новые процессы действительно работают.
К полезным метрикам относятся время обработки заказов на закупку, доля расходов, совершаемых вне контрактов, эффективность работы поставщиков, а также объем экономии, достигнутой благодаря цифровым инициативам. Анализ этих показателей помогает своевременно выявлять проблемы и последовательно улучшать процессы закупок.
| Компонент | Что это означает | Пример |
| Стратегические цели | Четко сформулированные бизнес-цели до выбора инструментов | Снижение внеплановых закупок, ускорение согласований, повышение соответствия требованиям |
| План трансформации | Пошаговая цифровизация с фокусом на зонах с наибольшим эффектом | Сначала автоматизация заказов на закупку, затем — контрактов и оценки рисков поставщиков |
| Управление изменениями | Обучение команд и поддержка внедрения новых решений | Пользователи осваивают дашборды и новые рабочие процессы |
| Стандартизация процессов | Оптимизация и выравнивание процессов до их автоматизации | Единые правила согласования для всех подразделений |
| Управление и KPI | Назначение ответственных и контроль измеримых результатов | Мониторинг сроков выполнения, экономии, соблюдения требований и эффективности поставщиков |
Ключевые элементы успешной цифровой трансформации закупок
Внедрение цифровых закупок: пошаговое руководство
Любые инициативы, связанные с изменениями внутри компании, на первый взгляд могут казаться сложными и даже пугающими. Но на практике все не так страшно. Если заранее выстроить четкий план, вы сможете подготовиться к возможным трудностям и уверенно справиться с неожиданными препятствиями.
План внедрения цифровых закупок (7 ключевых шагов)
Шаг 1. Оцените текущий уровень зрелости закупок
Прежде чем инвестировать в новые технологии, важно четко понимать, где вы находитесь сейчас.
Многие компании (пусть и далекие от полной зрелости) начинают не с нуля — у них уже могут быть внедрены базовые цифровые инструменты, такие как электронные закупки или анализ затрат.
Структурированная оценка помогает выявить важные пробелы. Например, у компании может быть система электронных закупок, но процессы согласования все еще выполняются вручную. Или же данные по расходам собираются качественно, но отсутствуют аналитические инструменты, которые помогают извлекать из них пользу.
Если у вас нет четкого понимания текущего уровня зрелости:
- вы можете внедрить технологии, которые не решают реальные проблемы бизнеса;
- есть риск просто перенести ручную работу в новую систему;
- можно недооценить необходимость обучения сотрудников или сложность интеграции решений.
Шаг 2. Определите бизнес-цели и требования к закупкам
Когда вы разобрались с текущим состоянием функции закупок, следующий шаг — перевести бизнес-цели в конкретные и понятные требования к закупочным процессам. Формулировки вроде «нам нужно сократить цикл согласований» слишком размыты. Что именно значит «быстрее» для вашей компании? Какого конкретного результата вы ожидаете?
Задача на этом этапе — превратить общие бизнес-ожидания в четкие, измеримые условия, которые должны поддерживаться технологиями и изменениями в процессах. Например, хорошо сформулированная цель может звучать так: «Все согласования должны завершаться в течение 24 часов и автоматически направляться на нужный уровень в зависимости от суммы расходов».
Такой подход помогает уйти от абстракций и сразу задать понятные ориентиры для внедрения решений и оптимизации процессов.
Шаг 3. Выбор подходящих цифровых технологий для закупок
Выбор цифровых решений для закупок должен начинаться с реальных бизнес-задач, а не с обещаний вендоров или модных трендов.
Прежде чем рассматривать конкретные инструменты, компании важно четко понимать уровень сложности своих закупочных процессов, объемы транзакций, регуляторные требования и роль закупок в общей экосистеме бизнеса.
Один из первых стратегических вопросов — использовать ли единую платформу полного цикла для закупок или комбинировать несколько специализированных решений.
Отдельные специализированные инструменты обеспечивают глубокую функциональность в конкретных областях — например, в сорсинге, управлении рисками поставщиков или продвинутой аналитике расходов. Однако такой подход усложняет интеграции и повышает требования к управлению данными и поддержке со стороны ИТ-команды.
Единые платформы, как правило, охватывают весь цикл закупок, обеспечивая централизованные данные и более простую модель управления. Они часто лучше подходят компаниям, которым важны быстрое внедрение, прогнозируемые затраты и простота освоения для пользователей.
При этом такие решения могут оказаться ограниченными для организаций со сложными моделями закупок, отраслевой спецификой или повышенными требованиями к аналитике, где отдельным модулям может не хватать глубины.
На практике многие крупные компании выбирают гибридный подход: используют базовую закупочную платформу как основу и дополняют ее специализированными инструментами в тех областях, где критична дифференциация.
Еще один важный выбор — между готовыми рыночными решениями и кастомными системами для закупок. Готовые платформы предлагают проверенную функциональность, быстрое развертывание и регулярные обновления от вендора, что делает их хорошим вариантом для компаний со стандартными процессами или ограниченными возможностями внутренней разработки.
Кастомные решения, такие как разрабатываемые СКЭНД, оправданы в случаях, когда закупочные процессы тесно связаны с нестандартной бизнес-моделью, строгими требованиями к комплаенсу или устаревшими системами, которые не поддерживаются типовыми платформами.
Индивидуальная разработка позволяет точно выстроить бизнес-процессы, модели данных и интеграции под конкретные задачи компании. Однако такой подход требует более высоких первоначальных инвестиций, более длительных сроков внедрения и регулярного сопровождения.
Шаг 4. Подготовьте данные и интеграции
Цифровые закупки действительно работают только тогда, когда данные точные, а системы корректно связаны между собой.
Даже самая продвинутая платформа для управления закупками не даст результата, если информация о поставщиках устарела, категории товаров оформлены по-разному, а данные о расходах разбросаны по разным инструментам и таблицам.
Например, в одном отделе поставщик может быть указан как «Ромашка», а в другом — как «ООО „Ромашка“». Если такие данные не привести к единому виду, становится сложно увидеть общие расходы или корректно оценить эффективность работы с поставщиком.
Что касается интеграций, их нужно продумывать с самого начала. Закупки не существуют отдельно от остального бизнеса.
В большинстве случаев инструменты для закупок должны быть интегрированы с:
- ERP-системами (бюджеты, мастер-данные, заказы на закупку)
- Финансовыми системами (счета, платежи, согласования)
- Системами управления запасами (остатки на складе, повторные заказы)
- Системами управления цепочками поставок (отслеживание поставок, эффективность поставщиков)
- PIM-системами (централизованное хранение информации о продуктах, атрибуты и управление каталогом)
Без таких интеграций командам все равно приходится вручную вводить одни и те же данные, что приводит к задержкам и повышает риск ошибок.
Шаг 5: Запуск пилотных проектов и проверка ключевых сценариев
Вместо того чтобы внедрять всю цифровую систему закупок сразу, компаниям стоит начать с нескольких пилотных проектов.
Пилот — это ограниченный запуск, сфокусированный на одном-двух процессах, которые могут дать быстрый и заметный результат. Чаще всего в качестве пилота выбирают согласование закупок, контроль расходов, подключение поставщиков или сопоставление счетов.
Такой подход позволяет протестировать решение в реальных условиях, понять, приносит ли оно реальную пользу, и устранить возможные проблемы — не затрагивая при этом всю организацию.
Например, компания может сначала автоматизировать оформление заявок на закупку только в одном отделе. Если это сократит время согласования и усилит контроль, тот же подход можно постепенно масштабировать на весь бизнес.
Кроме того, пилотные проекты помогают наглядно доказать окупаемость инвестиций и заручиться поддержкой ключевых стейкхолдеров, прежде чем инвестировать в полноценное внедрение.
Шаг 6. Дайте сотрудникам все необходимые возможности
Даже самая продвинутая платформа для закупок не принесет пользы, если сотрудники ей не пользуются. Поэтому вовлеченность команд — один из ключевых факторов успешной цифровой трансформации.
Компаниям важно обеспечить обучение, понятные инструкции и постоянную поддержку. Сотрудники должны понимать не только как работает система, но и зачем она нужна: как она упрощает их работу, ускоряет процессы и помогает избежать ошибок.
Например, если менеджеры видят, что согласования проходят быстрее и больше не требуют десятков писем, они гораздо охотнее поддержат новый процесс, а не будут пытаться его обходить.
Шаг 7. Отслеживайте результаты и улучшайте процесс
Цифровизация закупок — это не разовый проект. После внедрения системы важно регулярно анализировать результаты и постепенно совершенствовать процесс.
Для этого компании отслеживают ключевые показатели эффективности: скорость согласования заявок, длительность закупочного цикла, уровень соответствия требованиям, экономию средств и работу поставщиков. Регулярные обзоры помогают понять, что уже работает хорошо, а где все еще возникают задержки или неэффективность.
Проблемы на пути к успешной трансформации
Цифровая трансформация закупок может провалиться даже в тех случаях, когда компании инвестируют в современные платформы и технологичные инструменты. И дело здесь чаще всего не в технологиях. Основные сложности носят стратегический и управленческий характер. Ниже — ключевые ошибки, о которых бизнесу важно помнить.
- Покупка технологий до понимания реальных проблем. Когда компания внедряет платформу без четких сценариев использования, результатом часто становится дорогостоящее «полочное ПО» — инструмент есть, но им никто не пользуется. Это вызывает раздражение и сопротивление со стороны сотрудников: людям навязывают решения, которые не помогают в их ежедневной работе и не решают реальных задач.
- Подход «один размер подходит всем». Не все процессы нужно автоматизировать одинаково глубоко. Например, согласования, сопоставление счетов или закупки по каталогам могут быть почти полностью автоматизированы. А вот стратегический сорсинг, переговоры с поставщиками и управление рисками по-прежнему требуют участия экспертов и выстроенных деловых отношений. Успешная трансформация начинается с понимания того, какие процессы стоит изначально выстраивать в цифровом формате, а какие логично оставить под контролем человека.
- Мышление в стиле «настроили и забыли». Инструменты управления закупками нуждаются в постоянном контроле, обновлении и оптимизации. Без этого рабочие процессы быстро устаревают, интеграции перестают работать корректно, а вовлеченность пользователей снижается. В итоге компания может обнаружить, что продолжает платить за платформу, которая больше не приносит реальной ценности.
Экспертиза СКЭНД в цифровой трансформации закупок
В СКЭНД мы объединяем многолетний опыт разработки программного обеспечения с глубоким пониманием бизнес-процессов. Это позволяет нам помогать компаниям переводить закупки от разрозненных и ручных операций к современным системам, основанным на данных.
Более 25 лет мы занимаемся разработкой ПО и за это время помогли сотням компаний из разных отраслей — логистики, производства, ритейла, корпоративных сервисов и других — создавать цифровые решения, которые действительно решают бизнес-задачи и повышают эффективность.
В основе нашего подхода к цифровой трансформации закупок лежит принцип «сначала стратегия, потом технологии». Мы начинаем с анализа текущего уровня зрелости процессов, вместе с клиентом формируем требования и определяем четкие критерии успеха проекта.
Далее мы проектируем и разрабатываем системы, которые:
- автоматизируют ключевые процессы закупок,
- интегрируются с другими корпоративными системами,
- предоставляют полезную аналитику и отчетность для принятия решений.
Хороший пример нашей экспертизы в этой области — система управления закупками, которую мы разработали для клиента, стремившегося автоматизировать и модернизировать свои процессы закупок.
В рамках проекта команда СКЭНД создала веб-платформу для закупок, которая централизовала данные о расходах и поставщиках, обеспечила доступ к аналитике в реальном времени и упростила выполнение ключевых задач, включая:
- отслеживание поставщиков и клиентов по всей цепочке поставок;
- управление заказами на закупку и контрактами;
- координацию логистики и документооборота;
- наглядные дашборды с полной картиной расходов и эффективности закупочной деятельности.
Заключение
Цифровая трансформация закупок сегодня — уже не опция, а необходимость для компаний, которые хотят оставаться конкурентоспособными. Переход от ручных или частично цифровых, разрозненных процессов к интегрированным, основанным на данных рабочим потокам позволяет снизить издержки, улучшить взаимодействие с поставщиками и ускорить весь цикл закупок.
При этом успех зависит не только от внедрения технологий. Ключевую роль играют четко сформулированные цели, стандартизированные процессы, качественная подготовка данных, поэтапный запуск решений и активное вовлечение пользователей.
Компании, которые выбирают структурированный и поэтапный подход, могут существенно снизить риски, получить максимальную отдачу от инвестиций и выстроить функцию закупок, которая не просто поддерживает операционную деятельность, но и помогает достигать стратегических бизнес-целей.